fbpx

Kuidas hoida meeskond töös kaoses või kriisis?

Kaos võib olla vaheetapp positiivse tulemuse saavutamisel organisatsioonis. Enamgi, kaos on demokraatliku valitsusvormi loomulik osa. Kriis seevastu on kurjajuurelisem. Kuidas kummaski toime tulla ja meeskond toimivana hoida, räägib kommunikatsiooniekspert Ivo Rull. Kirja pani Lennart Käämer.

Kaos võib olla positiivne vaheseisund

Igas organisatsioonis kaasneb rohkemal-vähemal määral kaootilisi momente kui klientide, turuolukorra või omanike soovil viiakse ellu muudatusi. Seetõttu on teadlikult tekitatud kaos enamiku organisatsiooniteoreetikute järgi positiivne, uuendusi loov olukord.

„Mõnes olulises kommunikatsioonivaldkonnas, näiteks valimiskampaaniates, on kaose tekkimine paratamatu ning eelduslik,” selgitas Ivo Rull.

Võitjana tulevad neist olukordadest välja kooslused, kes suudavad säilitada teatud kindlad väärtused ja põhimõtted. Need, kes reageerivad kiirelt ja paindlikult äärmusest äärmusesse paiskuvates olukordades.

Seevastu kriis klassikalisel kujul tekib pigem õnnetuste, halbade asjaolude kokkulangemise või kellegi pahatahtlikkuse tõttu. Kui kaose puhul nähakse selle teket vähem või rohkem ette ning püütakse juhtida seda mingisuguse positiivse lahenduseni, siis kriisi puhkemine on üldjuhul ootamatu ning tagajärjed reeglina negatiivsed.

„Kriisikommunikatsioon on oma esimeses faasis suunatud peamiselt kahjude minimiseerimisele. Enamasti pole siis võimalik rääkida mingist positiivsest lahendusest, pigem kõige halvemate arengute ärahoidmisest,” sõnas Rull.

Kommunikatsioonimeeskonna keskne roll

Kaosesse sattudes peab esmalt kõikidel kommunikatsioonispetsialistidel endil olema valmidus ja võimekus argumenteeritult ning kiirelt muuta seniseid põhisõnumeid. „Vahel koguni kuni 180 kraadi,” märkis Rull.

Näiteks. Päev pärast end rahvusliku kapitali lipulaevana presenteerinud suurettevõttu ootamatut müüki mõnele välismaisele investeerimisfondile, tuleb nii sisse kui välja suunatud sõnumeid oluliselt muuta. Kui erakonnale valitakse uus esimees ja juhatus, muutub üldjuhul lisaks partei juhtimisstiilile ka poliitiline retoorika. Kui suurettevõttes viiakse läbi massiline koondamine, tuleb nii lahkujatele, jääjatele kui avalikkusele luua selged sõnumid. Kui mõni militaarne missioon ebaõnnestub, tuleb kõige kiuste hoida kaasvõitlejate moraali ning taotleda laiema avalikkuse tuge ja mõistmist.

„Kommunikatsioonitiimid omavad seda tüüpi kaoseolukordades võtmetähtsust,” rõhutas Rull.

Nagu kriisi korral, muutub ka kaoses keskse kõneisiku (või piiratatud hulga kõneisikute) pidev nõustamine sise- ja väliskommunikatsiooni sõnumite formuleerimiseks. Ja nende süsteemseks esitamiseks erinevaid kanaleid pidi erinevatele sihtrühmadele.

„Oluline on omada operatiivset ja selget ülevaadet kiirelt muutuvast olukorrast. Samuti saadetud sõnumitele tagasisidena tekkinud reaktsioonidest. Põhimõtteliselt on kaoses kommunikatsiooni juhtimine sarnane kriisikommunikatsiooni juhtimisega,” sõnas Rull.

Kui info jääb konfidentsiaalseks

Mõnel puhul on avalikkusele minevaid sõnumeid nende võimaliku vastuolulisuse ning spekulatiivsuse tõttu ka piiratud. Näiteks on Rulli sõnul Eestis halvaks kombeks saanud, et ministrid teatavad oma päevapealt ametist lahkumisest äkitselt kokku kutsutud pressikonverentsil. Sellised äkklahkumised paiskavad ministeeriumi juhtkonna mingiks paratamatult mingiks ajaks peataolekusse.

Loomuomaselt ootavad ministeeriumi ametnikud sellises olukorras oma kantslerilt ja asekantsleritelt selgeid juhiseid pooleli olevate ja tulevikus planeeritud tegevuste suhtes. Seetõttu omab tekkinud kaoses erilist tähtsust personaalne suhtlus ja erinevates teabekandjates (meilid, intranet, koosolekud, sotsiaalmeedia jm) vahendatav info.

Teatud juhtumitel on ministeeriumid kaootilist olukorda avalikkuse eest suisa varjanud. Näiteks aastaid tagasi ühes meie jõuministeeriumis juhtunu puhul. Minister soovis personaalsete erimeelsuste tõttu äkitselt vallandada pikaajalise kantsleri. Viimase kaitseks astusid tol hetkel üksmeelselt välja kõik neli ministeeriumi asekantslerit. Teatades ministrile, et kui kantsler sunnitakse töölt lahkuma, lahkuvad päevapealt ka nemad in corpore. Minister jättis ähvardava kaose vältimiseks kantsleri ametisse ning ministeeriumi kommunikatsioonimeeskonnal õnnestus toimunu nii majasiseselt kui laiema avalikkuse eest ministri lahkumiseni konfidentsiaalsena hoida.

Sidevahenditele eelista vahetut vestlust

Kui kaos või kriis kord tekkinud on, siis kuidas kommunikatsioonimeeskond kontakteeruma peaks? Kaasaegne tehnoloogia pakub avaral hulgal sidevahendeid. Nutiseadmetest ja Skype’ist kuni vanamoelisemate sõnumiedastajateni.

Rulli sõnul tuleb kriisis olles valida sidevahendid vastavalt selle iseloomule. Kui näiteks kriisi tekitab piirkonna ulatuslik ja pikaajaline elektrikatkestus, muutub enamik nutiseadmeid info vahetamiseks kasutuks. Küll aga tõuseb kesksele kohale raadioside, mis jääb autodes või patareidel/akudel toimivates raadiovastuvõtjates alles.

Organisatsiooni tasandil on esmatähtis – ja seda sõltumata kriisi iseloomust ja tehniliste vahendite olemasolust – saada kriisi reguleeriv meeskond (juhtkond, meediatiim, erievad spetsialistid) füüsiliselt kokku ühte punkti. Olgu selleks siis koosolekuruum või välitelk.

„Mitte ükski kommunikatsioonivahend ei korva otsustajate omavahelist vahetut, sh mitteverbaalset kommunikatsiooni,” kinnitas Rull.

Kui on vaja koguda infot olukorra arengute kohta või on tarvis olukorra kontrolli alla saamiseks jagada vajalikke suuniseid laiemale ringile, siis tasub seda teha kiirelt ja mugavalt kasutatavas keskkonnas. Näiteks suletud Facebooki grupis või WhatsAppis.

„Taolistel platvormidel toimiv suhtlus tekitab ühtlasi ka ajaliste sündmuste logi, mis on nii kriisi ajal kui hilisemates analüüsides vajalik infomaterjal,” soovitas Rull.

Kommentaarid on suletud

Antud lehekülg kasutab küpsiseid, et parandada teie kasutuskogemust. Lehe sirvimise jätkamisel nõustud meie küpsiste kasutamise tingimustega. Sain aru Loe lähemalt